Was eure Facility Services kosten, und was sie kosten sollten. Bis zum Leistungsverzeichnis.
Eure Rechnungen gegen euren Bestand: Flächen, Anlagen und Betreiberpflichten auf der einen Seite, jede Rechnungsposition auf der anderen. Daraus der Scope einer IFM-Vergabe und das Leistungsverzeichnis für die indikative Baseline 1.
Die Kosten stehen in den Rechnungen. Was sie bezahlen, steht im Gebäude.
„Was uns Reinigung und Wartung kosten, wissen wir. Was davon für welche Fläche und welche Anlage bezahlt wird, weiß niemand.“
„Für die IFM-Ausschreibung sollen wir eine Baseline liefern. Die Rechnungen liegen in drei Systemen und bei zwölf Dienstleistern.“
„Die Prüfung der Sprinkleranlage ist Pflicht. Ob jemand dafür bezahlt wird, sehen wir erst, wenn sie fehlt.“
Baselining verbindet Gebäudemodell, Anlagenbestand, Pflichtenwissen und Dokumentanalyse mit euren Rechnungen.
Sieben Schritte, von den Flächen bis zum Leistungsverzeichnis.
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Flächen erfassen
Gebäude, Geschosse und Räume aus den Plänen, die es schon gibt: DWG, PDF-Grundrisse oder ein BIM-Modell, sonst vor Ort mit unserer App. Jeder Raum bekommt seine Nutzung, und aus der Nutzung wird die Reinigungsgruppe mit Fläche, Turnus und Leistungswert. Für die Außenanlagen kommen Vegetation, versiegelte Flächen und das Klima am Ort aus dem Standortwissen, die Fassade aus dem 3D-Gebäudemodell (LoD2).
Reinigungsflächen je Gruppe statt einer Gesamtfläche aus dem Mietvertrag.
Die Zentrale in Würzburg: das Gebäude im 3D-Modell mit Bäumen, Sträuchern und den befestigten Flächen aus dem Luftbild, dann der Grundriss des 1. Obergeschosses mit seinen Räumen, jeder mit Nutzungsart nach DIN 277 und Fläche. - 2
Anlagen erfassen
Die technische Ausstattung mit der App: Typenschild fotografieren, Hersteller und Typ werden erkannt, die Anlage landet am richtigen Raum, eingeordnet nach DIN 276. Wo es schon Anlagenlisten gibt, importiert die Plattform sie und gleicht sie mit dem Bestand ab.
Die Anlagenzahl je Gewerk ist die Menge, an der sich Wartung und Prüfung messen.
Die Anlagen auf dem Grundriss derselben Etage. Ein Klick auf die Brandschutzklappe: das Produkt des Herstellers mit seiner allgemeinen bauaufsichtlichen Zulassung des DIBt, der Bescheid liegt bei den Dokumenten. - 3
Pflichten subskribieren
Für jede Anlage die Betreiberpflichten aus Bundes- und Landesrecht, DGUV und Normen, mit Turnus und Prüferrolle. Ein Abo hält sie aktuell. Damit ist klar, was wie oft geprüft und gewartet werden muss, auch dort, wo heute keine Rechnung auftaucht.
Aus Pflicht und Turnus wird die Sollmenge eines Jahres.
Die Pflichten, die für den Bestand gelten, und die Abos dazu: für das ganze Portfolio, für einen Standort, für ausgewählte Anlagenarten. - 4
Rechnungen übernehmen
Die Rechnungen eines oder mehrerer Jahre in den Datenraum hochladen, als E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), EDIFACT, PDF oder als Rechnungsbuch aus dem ERP. Die Dokumentanalyse liest Kopf und Positionen, ordnet den Lieferanten über das Unternehmensregister und die USt-IdNr. zu und den Standort über die Lieferanschrift. Strukturierte Rechnungen werden ohne Klick übernommen.
E-Rechnungen werden ohne Handgriff übernommen, Beträge auf den Cent.
- Datenraum und Dokumentanalyse
- Unternehmensregister
Der Datenraum mit über 500 Rechnungen und Verträgen, jede Datei erkannt. Zu jeder Rechnung nennt die Analyse Lieferant mit USt-IdNr., Empfänger, Rechnung und Positionen. - 5
Positionen im Pivot ansehen
Jede Position wird einem Leistungskatalog nach GEFMA 200 zugeordnet, jeder Knoten mit seiner Kostengruppe nach DIN 18960 (Nutzungskosten im Hochbau), mit Leistungsart (Wartung, Prüfung, Instandsetzung, Durchführung) und Budgettyp. Der Pivot schneidet nach Standort, Leistung, Lieferant und Jahr. Zu jedem Knoten ein Steckbrief: Ist gegen die erwartete Spanne aus Flächen, Anlagen und Pflichten, mit Befund.
Eine falsch eingeordnete Position wird über die Anlage belegt, die sie nennt, nicht geraten.
- Leistungskatalog GEFMA 200 / DIN 18960
- Benchmark aus dem Bestand
Köln im Jahr 2025: Kosten nach Leistung, der Monatsverlauf und der Steckbrief je Gewerk. Am Ende die beiden Abscheiderprüfungen, die unter Abwasser standen und über ihre Anlagennummer zu Sanitär gehören. - 6
Baseline-Scope definieren
Knoten aus dem Pivot in Buckets ziehen: was künftig an einen integrierten Dienstleister geht, was intern bleibt, was außerhalb des Scopes liegt. Jeder Zug ist eine Regel, keine Liste von Rechnungen, und gilt damit auch für das, was später hereinkommt. Was keine Regel trifft, bleibt sichtbar als Rest.
Das adressierbare Volumen je Bucket steht sofort da, über alle Jahre.
- Pivot mit Change-Set
Ein Szenario für die IFM-Vergabe, ein Bucket für den künftigen Dienstleister, Hamburg und Köln hineingezogen: 40 % des Volumens sind adressierbar. - 7
LV für die indikative Baseline 1
Je Bucket ein Leistungsverzeichnis als GAEB X83: ein Los Reinigung mit den Flächen je Standort und Reinigungsgruppe und der Glasreinigung, dazu die TGA-Fachlose nach DIN 276 aus dem Pflichtenregister mit Mengen aus Anlagen und Turnus und eigenen Prüflosen für Sachverständige. Jede Datei ist gegen das offizielle GAEB-Schema geprüft, die Ordnungszahlen bleiben über jede Neuerzeugung stabil.
Keine Lieferantennamen und keine Preise im LV.
Das LV des Buckets auf Knopfdruck: Los 1 Reinigung, danach die TGA-Fachlose mit eigenen Prüflosen, jede Datei eine X83.
Für jeden Standort und jedes Gewerk: Was ihr zahlt, was zu erwarten wäre, und warum es abweicht.
Die erwartete Spanne kommt nicht aus einer pauschalen Kennzahl je Quadratmeter, sondern aus den Mengen eures Bestands, je Gewerk aus der Quelle, die es am besten kennt. Jede Spanne nennt, woraus sie gerechnet ist.
Technischer Betrieb
Gegen die abonnierten Betreiberpflichten und den Anlagenbestand: Je Anlage ein Wartungssatz nach Gewerk, je Pflicht die Prüfgebühr mal Turnus. Eine Prüfung im Drei- oder Vierjahresturnus fällt in ein Jahr ganz oder gar nicht, ihre Spanne reicht deshalb von null bis zur vollen Gebühr.
Reinigung
Aus den Flächen, die Grundriss, DWG oder BIM liefern: jeder Raum mit seinem Zweck nach DIN 277, daraus Reinigungsgruppe, Leistungswert und Turnus. Die Fensterflächen kommen aus dem Gebäudemodell. Branchenkennwerte sagen, was Reinigung für diese Mengen kostet.
Grünpflege
Aus dem Luftbild des Standorts, geschnitten auf die eigenen Flurstücke: Rasenflächen, jeder Baum und jeder Strauch einzeln, mit der Höhe aus dem Höhenmodell des Landes, damit ein Strauch nicht als Baum bepreist wird. Was jenseits der Grundstücksgrenze wächst, zählt nicht mit. Wo ein Land seine Flurstücke nicht offen abgibt, wie Bayern, leiten wir die Grenzen aus der amtlichen Flurkarte ab.
Winterdienst
Die befestigten Flächen des Grundstücks, Fläche für Fläche aus dem Luftbild: Wege, Höfe, Zufahrten und Stellplätze, ohne Dächer, Fahrbahn und Baumkronen. Dazu die Straßenfront, für die der Anlieger den Gehweg räumt. Wie oft geräumt wird, folgt aus dem Klima des Ortes, den Frosttagen nach dem Deutschen Wetterdienst. Wird je Einsatz abgerechnet, misst der Steckbrief gegen einen milden bis harten Winter statt gegen eine Pauschale. So gilt ein milder Winter nicht als Minderleistung.
Nach Lieferant
Wer einen Lieferanten statt einer Leistung in einen Bucket zieht, bekommt die Summe seiner Rechnungspositionen im Bezugszeitraum: die historische Kostenbasis dieses Vertrags.
Was der Steckbrief meldet
Ein Befund ist ein Verdacht, kein Urteil, und sagt deshalb dazu, was ihn erklären kann.
Über dem Band
Teurer als die Spanne aus Fläche, Turnus und Marktpreis. Der Steckbrief nennt die Abweichung und die Ursachen, die dafür in Frage kommen.
Pflicht ohne Kosten
Anlagen mit Prüf- oder Wartungspflicht, aber keine Rechnung im Zeitraum: nicht beauftragt, woanders bezahlt oder falsch eingeordnet.
Pauschale
Ein Betrag für die ganze Technik ohne Aufschlüsselung. Er wird gegen die Summe der Gewerke gestellt, und die Gewerke gelten als gedeckt statt als Lücke.
Falsch eingeordnet
Eine Position nennt eine Anlage, die zu einem anderen Gewerk gehört. Der Steckbrief zeigt sie mit Beleg und den Befund, der nach der Korrektur stünde.
Was Baselining nutzt, gibt es auch für sich.
Anlagenerfassung
Gebäude, Geschosse, Räume und Anlagen aus Plänen, BIM und mit der App.
Mehr erfahren →Betreiberpflichten
Welche Pflichten für den Bestand gelten, mit Turnus, Abos und Nachweis.
Mehr erfahren →Leistungsverzeichnisse
LV und Instandhaltungsstrategie als GAEB, mit Losen und Wertungsmatrix.
Mehr erfahren →Potenzialanalyse
Standortwissen zu jeder Adresse: Gebäudemodell, Flurstück, Vegetation, Klima.
Mehr erfahren →Datenraum
Dokumente hochladen, erkennen und mit dem Bestand verknüpfen.
Mehr erfahren →Energiemanagement
Derselbe Bestand für Verbrauch, Kosten und CO₂ bis zum CSRD-Bericht.
Mehr erfahren →Was ihr vorab wissen wollt.
Was brauchen wir, damit es losgeht?
Die Rechnungen eines Jahres, besser zweier, und die Standorte. Pläne und Anlagenlisten, wo es sie gibt; der Rest wird mit der App erfasst oder aus dem Standortwissen ergänzt.
Warum „indikativ“?
Baseline 1 entsteht aus euren Rechnungen und eurem Bestand, bevor ein Dienstleister das Gebäude gesehen hat. Sie reicht, um Umfang und Volumen auszuschreiben. Gemeinsam mit dem künftigen Dienstleister wird daraus Baseline 2, und die Abweichungen werden je Leistung sichtbar.
Woher kommen die Spannen im Benchmark?
Aus euren Mengen und Marktparametern: Flächen je Reinigungsgruppe mit Turnus und Leistungswert, Glasflächen aus dem Gebäudemodell, Anlagen je Gewerk mit Wartungs- und Prüfsatz und dem Turnus der Pflicht. Für die Außenanlagen Rasen, Gehölze, Bäume und befestigte Flächen auf euren Flurstücken, die Straßenfront und die Frosttage am Ort. Jede Spanne nennt, woraus sie gerechnet ist, und ob eine Menge gemessen oder von euch angegeben wurde.
Sehen andere unsere Rechnungen?
Nein. Rechnungen, Positionen und Baseline liegen in eurem Mandanten. Von uns kommen nur der Leistungskatalog, das Pflichtenwissen und die Marktparameter.
Bringt die Rechnungen eines Standorts mit. Wir zeigen euch seine Baseline.
30 Minuten, an einem Standort eurer Wahl. Unverbindlich. Fragen vorab? Schreibt uns.